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Anleitung: Raumbuchung in Outlook

Übersicht

Mit Outlook kannst du bequem BesprechungsräBesprechung- und Veranstaltungssräume buchen. Diese Anleitung erklärt dir Schritt für Schritt, wie du einen Raum über die Desktop- und Webversion von Outlook reservierst. Zusätzlich zeige ich dir, wie du Buchungen ändern oder stornieren kannst.

0. Zuerst benötigts du den Kalender in deiner Kalenderübersicht.

Wir fugen zu deinen Favoriten hinzu, das machst du indem du nach unten links zu den drei Punkten gehst und dort Ordner auswählts. Du scrollst dan in der Liste ganz nach unten wo ihr die Überschrift Öffentliche Ordner findet. Klappt alles auf bis ihr zu dem Ordner Öffentliche Kalender kommt. Rechte Maustaste auf RaumbuchungenOWA und zu Favoriten hinzufügen... auswählen. Somit hast du den Kalender in der Übersicht.

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1. Raumbuchung in der Desktop-Version von Outlook

1.1. Erstellen eines neuen Termins

  1. Öffne Outlook und klicke in der oberenunteren Leiste auf "Kalender".
  2. Wähle den gewünschten Terminzeitpunkt aus, indem du im Kalenderoberen doppeltMenü klickstbei oderNeue aufElemente "NeuerNeue Termin"Besprechung" klickst.aus.
  3. optional für eine bessere Planungsübersicht kann auch der "Terminplanungs-Assistent" aufgerufen werden.

1.2. Hinzufügen eines Besprechungsraums

  1. Im Terminfenster klickst du im rechten Feld bei Raumsuche du auf "RaumRaumliste finden"anzeigen" (inunterhalb derdes rechten Seitenleiste)Kalenders).
  2. Wähle die gewünschte Raumliste aus, z. B. "VerfügbareOWA-Pavillion Räume"1".
  3. Doppelklicke auf den gewünschten Raum, um ihn hinzuzufügen. Der Raum wird automatisch als Teilnehmer eingetragen.
  4. Es stehen automatisch nur freie Zeiten zur Verfügung.

1.3. Einladungen versenden

  1. Gib im Feld "An" die Teilnehmer ein, die eingeladen werden sollen.
  2. Füge einen Titel und optionale Details im "Betreff"-Feld hinzu.
  3. Klicke auf "Senden", um den Termin und die Raumreservierung zu bestätigen.

1.4. Raumübersicht überprüfen

  1. Klicke im Terminfenster auf "Planungsassistent", um die Verfügbarkeit aller Teilnehmer und des Raums zu sehen.

2. Raumbuchung in der Web-Version von Outlook

2.1. Erstellen eines neuen Termins

  1. Melde dich in der Webversion von Outlook an und wechsle zum "Kalender".
  2. Klicke auf "Neues Ereignis" oben links.

2.2. Hinzufügen eines Besprechungsraums

  1. Klicke auf "Ort oder Raum hinzufügen".
  2. Gib den Namen des gewünschten Raums ein oder wähle ihn aus der Liste aus.
  3. Der Raum wird automatisch zu deinem Termin hinzugefügt.

2.3. Einladungen versenden

  1. Gib die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in das Feld "Einladen" ein.
  2. Gib einen Titel, Datum und Uhrzeit sowie weitere Details ein.
  3. Klicke auf "Senden", um den Termin zu erstellen und den Raum zu buchen.

3. Bearbeiten oder Stornieren einer Raumbuchung

3.1. Bearbeiten

  1. Öffne den gebuchten Termin im Kalender.
  2. Nimm die Änderungen vor (z. B. Uhrzeit oder Teilnehmer).
  3. Klicke auf "Senden", um die Änderungen zu speichern und an alle Teilnehmer zu senden.

3.2. Stornieren

  1. Öffne den Termin, den du absagen möchtest.
  2. Klicke auf "Löschen" oder "Absagen".
  3. Wähle aus, ob du die Teilnehmer benachrichtigen möchtest, und bestätige.

Tipps und Hinweise

  • Raumverfügbarkeit: Stelle sicher, dass der gewünschte Raum für die geplante Zeit frei ist. Nutze den Planungsassistenten, um Übereinstimmungen zu prüfen.

Häufige Fragen

Warum kann ich keinen Raum buchen?

  • Der Raum ist bereits reserviert.
  • Du hast keine Berechtigung, diesen Raum zu buchen.

Wie kann ich wiederkehrende Termine erstellen?

  • Wähle im Terminfenster die Option "Wiederholen" und lege die Frequenz fest (z. B. täglich, wöchentlich).

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