Tab Grunddaten

Die Inventarnummer besteht aus bis zu 3 Teilen, die durch einen Schrägstrich getrennt sind: Vorspann / Mittelteil / Nachspann

Der Vorspann nimmt die Indizes der unterschiedlichen Nummernkreise der Bestände auf, z.Bsp. AÖMV, BM, CalphaVa, EMK, M, NHM, ÖMV, oNr, Rot etc.

Der Mittelteil ist die fortlaufende Nummer (ohne Tausenderpunkt).

Der Nachspann nimmt die Subnummern bei Paaren oder Objektgruppen auf.

Die Indizes für Fotoobjekte lauten:

dia, dig, neg, pos, str, diaEMK, posEMK, posEMKoNr, strEMK

Der Vorspann kann unausgefüllt bleiben, wenn der Index nicht zu ermitteln ist.

Der Mittelteil ist zwingend auszufüllen.

Der Nachspann ist optional.

Außer den beiden Schrägstrichen, die im Format der Inventarnummer definiert sind, darf kein Sonderzeichen (. , ; : ! ? etc.) und kein Leerzeichen verwendet werden.

Bsp:       AÖMV/8346                                      dia/4832

                BM/89                                                 dig/1917

                CalphaVa/137                                   neg/12401

                EMK/4812/ab                                   pos/24890

                M/617                                                 str/1204/33A

                NHM/84213/ab                                   diaEMK/2388

                ÖMV/6000/000                                posEMK/8677

                ÖMV/6000/001                                posEMKoNr/7

                ÖMV/6000/002                                strEMK/10/18

                oNr/1564

                Rot/256

                178/10

Vorspann / Index:

Es ist konsequent zwischen ÖMV- und EMK-Objekten zu unterscheiden und dieser Index in der Inv.Nr. zu führen.

Nachspann / Subnummern:

Die Bezeichnung Paar wird ab sofort sehr streng im eigentlichen Wortsinn interpretiert. Paare sind zwei Gegenstände/Dinge, die ich nicht einzeln verwenden kann, also z.Bsp. 1 Paar Schuhe, 1 Paar Socken, 1 Paar Manschetten.

1 Paar belegt in der Mbox 1 Karteikarte und zählt als 1 Objekt. Bezeichnet werden Paare mit „ab“ im Nachspann der Inventarnummer.

Bsp:       ÖMV/17001/ab                (steht für 1 Paar Schuhe, der linke Schuh wird mit

ÖMV/17001/a beschriftet, der rechte Schuh mit ÖMV/17002/b)

Bei Objektgruppen wie z.Bsp. einem Service oder Bestecksatz erhalten die einzelnen Teile fortlaufende Subnummern. Diese Subnummern werden mit Führungsnullen geschrieben, damit der Rechner richtig zählen kann. Die Anzahl der Führungsnullen hängt von der Gesamtzahl der Subnummern ab. Objektgruppen mit bis zu 999 Subnummern erhalten 2 Führungsnullen, z.B. ÖMV/123456/001 bis ÖMV/1234546/037. Eine Objektgruppe mit mehr als 1000 Subnummern braucht 3 Führungsnullen, z.B. ÖMV/123456/0001 bis ÖMV/123456/1234.

Die Gesamtaufnahme enthält im Nachspann nur Nullen, die Anzahl hängt von der Gesamtanzahl der Subnummern ab (siehe oben).

Bsp:       ÖMV/20500/000              (Gesamtaufnahme Service mit 250 Einzelteilen = 250 Subnummern)

Die einzelnen Teile werden mit einer fortlaufenden Subnummer bezeichnet.

Bsp:       ÖMV/20500/001              (Kanne mit Deckel)

                ÖMV/20500/002              (Zuckerdose mit Deckel)

                ÖMV/20500/003              (Tasse)

                ÖMV/20500/250              (Kerzenleuchter)

Die unterschiedlich gehandhabten Subnummern des Altbestandes werden eins zu eins in die Mbox überführt, da sonst alle Objekte neu beschriftet werden müssen. Sind mehrere Objekte, die kein Paar darstellen, auf einer Karteikarte zusammengefasst, werden sie bei der Überführung in die Mbox auf getrennten Karteikarten erfasst, so dass sie als Einzelobjekte gezählt werden können.

Bsp:       M/5000                                (Schloss und Schlüssel, auf einer Karteikarte inventarisiert)

                M/5000/001                      (Schloss auf einer Karteikarte in der Mbox)

                M/5000/002                      (Schlüssel auf einer zweiten Karteikarte in der Mbox)

In das Feld Inventarnummer alt werden ggf. vorhandene alte Inventarnummern eines Objektes dokumentiert. 

 Im Feld Gegenstand wird das Objekt kurz und prägnant, in Abgrenzung zu anderen Objekten, beschrieben.

Zentrale Frage: Um was handelt es sich?

Beispiel: 

Kleines Andachtsbild: Jesuskind mit Kreuz und Dornenkrone

Zu vermeiden gilt es Formulierungen zu wählen, die eine Unterscheidung zu vielen anderen Objekten erschweren (z.B. nur Andachtsbild). Andererseits sollten auch zu lange Formulierungen vermieden werden, die auch wesentliche Aspekte anderer Felder umfassen, vermieden werden (z.B. Keramikabdruck: Abdruck eines Lebzeltermodels, bemalt, mit Geflügelhof, Jahreszahl 1645, seitliche Inschrift "PAUL BIRN")

Die Feldgruppe Werktitel wird online veröffentlicht, wenn bei Annotation Werktitel "Originaltitel" angegeben wird.

In das Feld Werktitel Text wird der Titel eines Objektes ohne Anführungszeichen eingefügt. 

In das Dropdown Annotation Werktitel wird die Angabe spezifiziert. Dabei gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Im Haus vergebener Titel 
• Nachtragen --> das Feld Werktitel Text bleibt leer und sollte später nochmal recherchiert werden
• Originaltitel --> Die Angabe entspricht exakt dem, was auch am Original vorkommt
• Überprüfen --> Die Angabe ist unsicher und muss nochmal überprüft werden

Falls es für die Bearbeitung und Inventarisierung eines Objektes notwendig ist einen Titel zu übersetzen (mittels persönlicher Sprachkenntnisse, Google Translate o.ä.) kann diese Übersetzung in dieses Feld eingetragen werden. 

Diese Feld hat den Zweck, Personen, die sich später mit dem Objekt beschäftigen, die Zeit der Übersetzung zu sparen. 

Die Übersetzung des Werktitels wird nicht veröffentlicht.

Objektklasse: Thesaurusfeld

In das Feld Objektklasse wird die Art des Objektes eingetragen.

Es sollten zwischen 1-3 Begriffe verwendet werden. 

Vermieden werden sollten redundante Einträge (z.B. Grafik und Hinterglasrisse) ??

, zu spezifische Einträge (die nur einmal vorkommen) und zu allgemeine Einträge. 

Gefäßform: Thesaurusfeld

insbesondere bei Keramik relevant. 

Teile:

dieses Feld wird ausgefüllt, wenn ein Objekt aus verschiedenen Teilen besteht, diese jedoch nicht auf einer eigenen Karteikarte inventarisiert wurden [??]. Oder dürfen diese auch separat inventarisiert worden sein, und sind nur nicht in einer Gesamtaufnahme- Einzelteil Beziehung?

Bsp.: Ein Topf mit Deckel

Ist Teil von: Verknüpfungsfeld mit anderen Hauptkarteikarten

Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn das inventarisierte Objekt ein Teil eines Ensembles ist, welche separat inventarisiert wurde (Gesamtaufnahme). Die Inventarnummer der Gesamtaufnahme wird hier eingetragen. 

Das Gegenstück von "Ist Teil von" ist das Feld "Umfasst die Teile" (siehe unten). 

Bsp.: Eine Tracht wird in der Gesamtheit auf einer Karteikarte erfasst (z.B. ÖMV/63072/000 - Frauentracht) und die Einzelteile (z.B. ÖMV/63072/003 - Frauentracht Schürze) werden zusätzlich inventarisiert. 

ÖMV/63072/003 - Frauentracht Schürze

Umfasst die Teile: Verknüpfungsfeld mit anderen Hauptkarteikarten

Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn das inventarisierte Objekt eine Gesamtaufnahme/Ensemble von verschiedenen Teilen ist, die auch separat inventarisiert wurden. Die Inventarnummern der einzelnen Teile werden hier eingetragen. 

 Das Gegenstück "Umfasst die Teile" ist das Feld "Ist Teil von" (siehe oben). 

Bsp.: Eine Tracht wird in der Gesamtheit auf einer Karteikarte erfasst (z.B. ÖMV/63072/000 - Frauentracht) und die Einzelteile (z.B. ÖMV/63072/003 - Frauentracht Schürze) werden zusätzlich inventarisiert. 

 ÖMV/63072/000 - Frauentracht

Bestand Sammlungsstruktur: Verknüpfung mit Segmenten

hier werden Bestände eingetragen, welche die Struktur der Sammlung widerspiegeln. 

In der M-Box 5 wird zwischen "Bestand Sammlungsstruktur" und "Bestand Verwaltung" unterschieden. Diese Unterscheidung bitte insbesondere bei Neuanlage berücksichtigen. Unter "Bestand Verwaltungsstruktur" bitte keine Bestände eintragen, die für Projekte oder sonstige administrative Zwecke angelegt wurden.